Sekedar berbagi pengalaman mengelola email.
Sebagian orang mungkin kebingungan dengan milis-milis yang diikutinya dan merasa email dari milis mulai memenuhi inbox-nya. Saya kebetulan banyak mengikuti milis, yang salah satunya saja sudah mendapatkan rekor lebih dari 30.000 dalam 1 hari (ya, 30 ribu email dalam sehari) dan kebetulan bukan cuma 1 milis ini yang menimbulkan banjir email yang sangat besar seperti ini. Jadi, kalau hanya menerima lebih dari 100 ribu email per bulan sih sudah biasa, karena rata-rata email per bulan saya di atas 200 rb email.
Email yang saya gunakan ada 1 email Gmail (untuk milis), 1 email Yahoo (untuk milis), dan 1 buah email untuk urusan pribadi. Selain itu, tentunya saya punya 1 email kantor yang murni untuk urusan pekerjaan. Ah iya, saya juga punya 1 email free yang saya gunakan khusus untuk daftar-daftar di berbagai site yang jelas akan banyak menerima kiriman sampah yang nggak perlu dibaca. Jadi, tinggal select all dan delete.
Berikut tips dari saya
Manfaatkan Filter dan Folder
Bisa dibilang semua free web-based email seperti Yahoo, Gmail, dan sebagainya, juga mail client seperti Outlook/Thunderbird punya fasilitas filter. Filterlah email, masukkan ke folder-folder sehingga Anda bisa langsung membaca hanya 1 milis saja dengan mengklik folder tersebut. Cara melakukannya berbeda-beda, tetapi judulnya mirip, yaitu filter. Cara ini akan sangat memudahkan bila Anda merasa kapasitas storage sudah mendekati limit. Tinggal pilih semua email dalam sebuah folder dan hapus.
Bagi para pengguna Blackberry, Anda juga bisa melakukan filter terhadap email-email Anda. Misalnya Anda tidak mau menerima email yang mengandung subject OOT atau malah tidak mau menerima email dari milis dan hanya mau membaca dari komputer saja. Dengan menggunakan filter dan membagi-bagi semua ke dalam folder, tentunya akan lebih mudah membaca email dan Anda bisa berkonsentrasi pada email yang Anda anggap lebih penting.
Manfaatkan Trash Folder (Tempat Sampah) dalam Filter
Salah satu milis yang saya ikuti sangat tinggi traffic-nya sehingga saya memfilternya agar semua email dari milis tersebut langsung pergi ke folder Trash. Kalau saya mau membacanya, tinggal pergi ke Trash, menandai dan memindahkan email yang menarik untuk diikuti lebih lanjut ke folder temporer lain. Jika email lainnya tidak lagi saya
perlukan, tinggal klik “Empty Trash”. Pemakaian storage langsung akan menciut drastis. Storage saya di Gmail yang terbatas hanya 20 GB jelas tidak cukup sehingga secara berkala harus dilakukan pembersihan. Cara ini sangat membantu saya untuk melakukan pembersihan cepat.
Manfaatkan Tag atau Penanda Lainnya
Email client jaman sekarang, juga web-based email seperti Gmail/Yahoo mempunyai fitur tag/label untuk menandai sebuah email. Manfaatkan ini untuk memudahkan Anda mencari dan menandai email. Kalau di Gmail label ini akan terlihat seperti folder bagi kita (walau sebetulnya konsepnya berbeda).
Email untuk Milis
Saya punya beberapa alamat email. Salah satu alasannya karena jenis milis yang saya ikuti berbeda-beda. Anda bisa saja membuat sebuah email baru untuk menampung email dari milis. Misalnya email saya yang di Gmail ini saya gunakan untuk milis umum, sementara untuk milis spesifik saya menggunakan alamat Yahoo dan untuk milis yang sangat spesifik saya menggunakan alamat email pribadi dengan domain milik saya sendiri. Jadi, kalau memang Anda merasa kepenuhan inbox di milis pribadi, buat saja email baru khusus untuk milis. Tidak sulit kok membuatnya.
Biasakan Mengirim Email dengan Subjek yang Jelas
Subjek bisa sangat membantu menentukan apakah sebuah email menarik untuk langsung dibaca atau tidak dibaca sama sekali. Biasakan dari diri sendiri untuk membuat subjek yang jelas. Subjek berjudul “Hi” jelas menunjukan perkenalan, tapi kurang menarik buat langsung dibaca dengan kecenderungan ogah membaca (kalau saya). Lain halnya dengan subjek “Salam kenal dari M. Adika” yang akan lebih menjelaskan apa isi dari email tersebut dan menarik untuk dibaca. Cara ini juga akan mempermudah Anda dalam memfilter email. Tentunya ini butuh pengertian di antara sesama member.
Nah, dengan cara-cara di atas, saya mengelola email-email saya sehingga bisa cukup mudah tertangani walau traffic email yang masuk cukup banyak. Semoga bermanfaat!
source: http://rumpitekno.com/2012/tips-mengelola-email/
